كيف اسوي ندوة؟

كيف اسوي ندوة؟

في إعداد الندوات، تتوزع الخطوات الرئيسية على ثلاث أقسام أساسية:

مرحلة ما قبل الندوة

• • اختيار محور النقاش الرئيسي للندوة وتحديد ما تسعى إلى تحقيقه من أهداف.

• • التنسيق مع المتحدثين للندوة، واختيارهم بعناية، والتأكيد على تواصل دائم معهم، بما في ذلك التذكير بالموعد قبل الحدث.

• • تعيين التاريخ المناسب لإقامة الندوة.

• • اختيار مكان إقامة الندوة وتجهيزه بما يتناسب مع الحدث.

• • تصنيف الجمهور المستهدف ودعوتهم للمشاركة في الندوة.

• • إعلام الجمهور بكل التفاصيل المتعلقة بزمان ومكان الندوة بوضوح تام.

• • تسجيل الأهداف المنتظرة من الندوة مثل تفاعل الحاضرين وضمان ملاءمة المحتوى لاحتياجاتهم بالإضافة إلى إيجاد الحلول المناسبة.

• • تخصيص فترات زمنية معينة خلال الندوة لمناقشة الأمور المختلفة بتسلسل منطقي، من مناقشة البيانات العامة إلى تحليل الأسباب وصولاً إلى الحلول، مع تحفيز مشاركة الجمهور.

• • تحديد النهج التفاعلي الذي سيتم اعتماده في الندوة، سواء كان تفاعلي ومباشر كالمحاضرات التحفيزية أو أكثر استنادًا إلى البيانات والشروحات كالندوات التخصصية.

• • ضمان توفر كل الاحتياجات التقنية واللوجستية من مكبرات صوت، وأجهزة عرض، واتصال بالإنترنت، وتجهيز المنصة للمتحدثين.

• • إعداد مواد مطبوعة تحتوي على أسماء المتحدثين وملخص عن الندوة وأهدافها لتوزيعها على الجمهور عند الوصول.

مرحلة أثناء الندوة

• • يجب أن تبدأ الندوة في الوقت الذي تم تحديده مسبقًا، بغض النظر عن عدد الحاضرين أو غياب أي من المتحدثين.

• • يتولى مقدم الندوة مهمة استقبال الحاضرين، شرح أهداف الندوة، وعرض المتحدثين بمن فيهم من تغيب أو تأخر عن الحضور.

• • ينبغي التأكيد على التواصل مع المتحدثين قبل الندوة بمدة لا تقل عن ساعتين لتأكيد حضورهم، والاعتذار للجمهور عند تأخر أي منهم.

• • تنطلق أعمال الندوة وفق التخطيط والتقسيم المُعد مسبقًا.

• • من الضروري الحفاظ على توزيع الوقت المحدد لكل قسم من أقسام الندوة.

• • يجب تحقيق التوازن في المشاركة بالنقاش، بحيث لا تقتصر المشاركة على فئة دون أخرى.

• • في حال تصاعد وتيرة النقاش أو بروز مشكلة معينة، يجب على المنسق التدخل بمرونة وحزم لضبط سير الندوة من بدايتها حتى ختامها.

ما بعد الندوة

• • يتم التحقق من مدى مطابقة النتائج الفعلية للتوقعات التي تم وضعها قبل بداية الندوة.

• • يجري تقييم ما إذا كانت الأهداف الموضوعة للندوة قد تم إنجازها بشكل فعّال.

• • تُسجل أحداث الندوة بطرق مختلفة مثل التسجيل الصوتي أو المصور، مع الحرص على حفظ المستندات المقدمة.

• • يتم توزيع استبيانات على الحضور لجمع ملاحظاتهم وتقييماتهم بخصوص الفعالية.

• • يُستخلص الدروس من الأخطاء التي وقعت لضمان عدم تكرارها في المناسبات المستقبلية.