كيف اسوي تقرير عن مشروع
لتعلم كتابة التقارير بشكل جيد، من الضروري اتباع خطوات منظمة:
- حيث تبدأ بتحديد أهداف التقرير الذي تود كتابته.
- ثم، قم بتطوير خطة واضحة للتقرير من خلال تجميع المعلومات اللازمة وتحديد البنية الرئيسية للتقرير.
- بعد ذلك، اكتب مسودة تشمل جميع النقاط الرئيسية.
- يأتي بعد ذلك تحليل المعلومات التي جمعتها وتحديد الخلاصات الأساسية والتوصيات.
- احرص على إنهاء التقرير بخاتمة قوية تلخص النتائج والتوصيات.
- أضف الملخص التنفيذي في بداية التقرير الذي يهدف إلى إعطاء نظرة عامة سريعة لما يحتويه.
- من المهم أيضًا تضمين فهرس المحتويات لتسهيل التنقل في التقرير.
- لا تنسَ جمع قائمة بالمراجع التي استعنت بها أثناء البحث وكتابة التقرير.
- أخيرًا، قم بمراجعة التقرير بشكل شامل لضمان خلوه من الأخطاء ولتعزيز دقته ووضوحه.
أنواع التقارير
في مجال العمل، يُعد التقرير وثيقة تساعد في دراسة القضايا والتحديات التي تواجهنا. يحلل التقرير الوضعيات المختلفة ويقدم اقتراحات حول أفضل الطرق للتعامل معها.
تتعدد أشكال التقارير بحسب الغرض منها وطبيعة المحتوى الذي تعالجه، وهنا إليكم بعضًا من هذه الأنواع:
- التقارير الرسمية تتسم بالتنظيم الدقيق والموضوعية، تحوي تفاصيل معمقة وتكون خالية من اللغة الذاتية، مما يجعلها مثالية للقضايا المهنية الجادة.
- أما التقارير غير الرسمية فهي تشبه الرسائل، تستعمل لغة أبسط وقد تكون حافلة بالعبارات الدارجة، تناسب الاستخدامات اليومية ذات الطابع العام.
- كذلك، نجد تقسيماً للتقارير حسب الطول، فالتقارير الطويلة تشتمل على الكثير من الصفحات والتفاصيل، في حين أن التقارير القصيرة تكون موجزة وتقتصر على بضع صفحات لتسهيل القراءة والفهم، من الهام التوازن في طول التقرير بما يتناسب مع الغرض منه وحجم المعلومات المطلوبة.
- تصدر المؤسسات تقارير دورية، مثل التقارير السنوية أو المالية التي تحوي معلومات مفصلة، وتسعى من خلالها لتحليل المشكلات ووضع الحلول المناسبة.
- تركز تقارير المقترحات على طرح استراتيجيات لمعالجة القضايا المختلفة.
- أما بالنسبة لأنواع التقارير من حيث تدفق المعلومات، فالتقارير الرأسية تتدفق من الإدارة العليا إلى المستويات الأدنى، فيما التقارير الجانبية تتبادل بين أعضاء نفس القسم.
- وأخيرًا، يُميز بين التقارير الداخلية التي تقتصر على الشركة نفسها، والتقارير الخارجية التي تعالج التفاعلات بين شركات مختلفة.
